Privacyverklaring

Factor G VZW, een vereniging zonder winstoogmerk met zetel in Mollenveldwijk 22A, 3271 Scherpenheuvel-Zichem.

• Ondernemingsnummer: 0731 846 489
• RPR Leuven
• E-mail: ase@factorg.be
• Telefoon: 0474 17 94 99

Heb je een vraag over je gegevens, stuur ze naar dat e-mailadres. Je krijgt binnen de maand antwoord.

Als je het contactformulier invult. We vragen je naam, je e-mailadres en je bericht. Dat wordt rechtstreeks naar het bestuur gemaild en niet in een database bewaard. We gebruiken het enkel om je te antwoorden. Je antwoordt dus eigenlijk op een gewone e-mail.

Als je lid wordt en een account krijgt. Het bestuur nodigt je uit per e-mail. In die uitnodiging staan je naam, je e-mailadres, je rol in de club en eventueel je ploeg. Klik je de link aan, dan kies je zelf een wachtwoord. Dat wachtwoord bewaren we nooit als tekst, enkel als onleesbare versleuteling. De uitnodigingslink vervalt na zeven dagen.

Je profiel op het ledenplatform. In je profiel kan je een telefoonnummer en je geboortedatum zetten. Die gegevens hebben we nodig voor de ledenadministratie en om je in de juiste ploeg en leeftijdsgroep in te delen. Niets daarvan is verplicht om te kunnen sporten.

Je aansluiting en verzekering. Als lid van Factor G ben je verzekerd via G-sport Vlaanderen, de Vlaamse organisatie voor sporten met een beperking. Daarvoor geven we je naam en je geboortedatum aan hen door. Die aansluiting is nodig om te mogen meesporten: zonder haar ben je niet verzekerd.

Je noodcontact. Je kan de naam en het telefoonnummer van een noodcontact opgeven, zodat we iemand kunnen bereiken als er tijdens een training iets gebeurt. Dat zijn gegevens van iemand anders dan jezelf: laat die persoon weten dat je hem of haar opgeeft.

Gezondheid. We houden geen medische gegevens over je bij. Het enige wat in die buurt komt, is het noodcontact dat je zelf kan opgeven. Eén ding valt niet weg te nemen: dat je bij Factor G sport, zegt op zich al iets over je gezondheid, want wij zijn een G-sportclub. Daarom gaan we met onze hele ledenlijst even zorgvuldig om als met een medisch gegeven: ze blijft binnen de club, enkel het bestuur en de beheerders zien ze, en elke keer dat een van hen de fiche van een ander lid opent, wordt dat vastgelegd in een logboek.

Foto's. We nemen foto's op trainingen en activiteiten en zetten er soms een op de website of op onze sociale media. Dat doen we enkel met je toestemming. Die staat standaard uit: ze geldt pas als jij (of een beheerder op jouw vraag) het vinkje aanzet in je profiel. Je kan ze op elk moment weer uitzetten. Elke keer dat de toestemming aan of uit gaat, bewaart het platform dat met het tijdstip erbij, zodat altijd na te gaan is wat je wanneer hebt toegestaan.

Voor jonge sporters en hun ouders. Sporters zonder eigen e-mailadres krijgen een account dat aan dat van een ouder hangt. Die koppeling legt enkel het bestuur. De ouder krijgt dan de berichten over trainingen en kan in naam van het kind laten weten of het komt. De ouder ziet de agenda en de antwoorden van het kind, maar niet de volledige fiche: die blijft voor het bestuur en de beheerders.

Aanwezigheden. Per training of wedstrijd houden we bij of je komt, twijfelt of afzegt, en wanneer je dat liet weten. Als een ouder voor een kind antwoordt, bewaren we ook wie het antwoord gaf. Zo weten de trainers op hoeveel sporters ze mogen rekenen en kunnen we achteraf nagaan wie er was.

Als je traint of coacht. Na een training krijg je een e-mail met de vraag of je ze effectief gegeven hebt. Je antwoord komt op je naam in het platform. Het bestuur gebruikt die tellingen om de werking van de club op te volgen.

Verjaardagen. In je profiel staan twee aparte vinkjes: één om je verjaardag te delen met je medeleden, en één om zelf een herinnering te krijgen als er iemand jarig is. Beide staan standaard uit. Deel je je verjaardag, dan zien medeleden enkel de dag en de maand, nooit je geboortejaar.

Berichten en meldingen. Je kiest per soort bericht — nieuwe activiteit, geannuleerde training, herinnering, mededeling — of je er een e-mail over wil. Pushmeldingen op je telefoon staan standaard uit; zet je ze aan, dan bewaart het platform het adres dat je browser daarvoor aanmaakt.

Wat beheerders doen. Om te kunnen nagaan wie wat met welke gegevens deed, legt het platform de handelingen van bestuur en beheerders vast: wie een fiche opende of aanpaste, wie iemand uitnodigde of verwijderde, en wanneer.

Serverlogboeken. Zoals elke website houdt onze server bij welke pagina's opgevraagd worden, met het IP-adres, het tijdstip en het type browser erbij. Daarnaast tellen we kort hoe vaak er vanaf een IP-adres ingelogd of een formulier verstuurd wordt, zodat we misbruik kunnen tegenhouden. Die tellingen staan op naam van het IP-adres, en bij mislukte aanmeldpogingen ook op het ingegeven e-mailadres.

• Je lidgegevens houden we bij zolang je lid bent. Stop je, dan worden je gegevens dertig dagen later automatisch onherkenbaar gemaakt: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en noodcontact verdwijnen dan. Die dertig dagen zijn er om een vergissing nog te kunnen rechtzetten. Vraag je zelf om je gegevens te wissen, dan wachten we niet.
• Berichten uit het contactformulier bewaren we niet in een database. Ze blijven staan in de mailbox van het bestuur zolang die de mail bewaart.
• Back-ups van de database maken we elke nacht. Ze worden na veertien dagen automatisch gewist.
• Serverlogboeken worden door onze hostingpartner gewisseld; er blijven er een handvol dagen bewaard.
• Aanmeldsessies en links uit e-mails vervallen vanzelf: een aanmelding na een maand, een link uit een e-mail veel sneller. Wat vervallen of gebruikt is, wordt elke nacht opgeruimd, net als de tellertjes tegen misbruik — die gaan na zeven dagen weg.

Binnen de club:

• Het bestuur en de beheerders van het platform zien alle gegevens van alle leden, ook het noodcontact.
• Trainers zien van hun eigen ploeg de naam, het e-mailadres en de antwoorden op uitnodigingen. Het noodcontact krijgen zij niet te zien.
• Ouders zien de agenda en de antwoorden van hun eigen kind.
• Medeleden zien enkel je naam, je ploeg en — als je dat vinkje aanzette — de dag van je verjaardag.

Buiten de club:

• G-sport Vlaanderen krijgt je naam en je geboortedatum, voor je aansluiting en je verzekering als sporter.
• Perun BV bouwt en beheert deze website en het ledenplatform. Wie dat doet, kan technisch bij de gegevens in de database.
• TransIP host deze website, het ledenplatform en onze e-mail. De servers staan in Nederland.
• Brevo (Sendinblue, Frankrijk) verstuurt in onze opdracht de e-mails van het platform. Daarbij passeren je e-mailadres en de inhoud van het bericht. Brevo werkt ook met onderaannemers buiten de Europese Economische Ruimte, onder meer in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• De pushdienst van je browser, maar enkel als je zelf pushmeldingen aanzet.

Deze website plaatst geen advertenties, meet je gedrag niet en laadt niets van andere bedrijven binnen terwijl je ze bekijkt. We verkopen geen gegevens en we gebruiken ze niet om profielen van je op te bouwen. Wat we vragen, vragen we om de club te laten draaien.

Je kan altijd:

• inkijken welke gegevens we van je hebben — in je profiel op het platform staat een knop om ze als bestand te downloaden;
• laten verbeteren wat niet klopt — het meeste pas je zelf aan in je profiel;
• laten wissen wat we niet meer nodig hebben. Op jouw vraag maakt een beheerder je gegevens onherstelbaar onleesbaar: naam, e-mailadres, telefoon, geboortedatum en noodcontact verdwijnen dan;
• je toestemming intrekken waar we ermee werken, bijvoorbeeld voor foto's. Dat verandert niets aan wat daarvoor al gebeurde;
• bezwaar maken tegen een verwerking, en vragen om je gegevens in een leesbaar bestand mee te krijgen.

Stuur je vraag naar ase@factorg.be. Je krijgt binnen de maand antwoord. Ben je niet tevreden met dat antwoord, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

De website en het platform werken enkel over een beveiligde verbinding. Wachtwoorden bewaren we versleuteld. Wie welke gegevens mag zien, beslist de server bij elke opvraging opnieuw — het volstaat niet om een adres te kennen. Inzage van andermans fiche wordt vastgelegd.

Verandert er iets aan deze verklaring, dan passen we de datum bovenaan aan. Bij ingrijpende wijzigingen laten we het de leden ook weten via het platform.

Zie ook ons cookiebeleid en onze wettelijke vermeldingen.